La clave de hacer seguimientos a los proyectos

Todas las organizaciones tienen proyectos que se definen para avanzar sobre diferentes necesidades, problemáticas, cambios organizacionales, etc.

Sin embargo esto no significa que se ocupen gestionarlos, es decir, no todas definen tiempos, asignan un líder del proyecto o le hacen seguimiento.

Acá vamos a aplicar una famosa frase "Vísteme despacio que estoy apurado"

La experiencia nos ha demostrado y enseñado los siguientes conceptos:

Muchas veces se comienzan los proyectos donde “todos hacen de todo”, en el camino se pierde el foco, el objetivo, se comienzan a dilatar los proyectos, se reasignan prioridades y recursos, haciendo que aquel objetivo, aquel planeamiento que comenzó como una urgencia quede relegado o hasta incluso abandonado.

Si se plantea al proyecto adecuadamente al asignar un líder, definir recursos, tiempos y los mismos se monitorean, el resultado será exitoso. Surgen desvíos, cambios, pero se llega al objetivo, ya que organizándolo tendrá mayores posibilidades de implementarse y finalizarse. Tener un control sobre el mismo permitirá sacar conclusiones potables que nos indiquen cuales fueron los factores claves que hicieron que el proyecto se logre con éxito.

Gestionar el proyecto no implica definir una oficina PMO (Project Manager Office). Más no siempre es mejor; asignar centenares de tareas, asignar costos, plantear los recursos por minutos, no es el enfoque que recomendamos.

Nosotros planteamos una solución más simple, que para empezar es un gran paso. A continuación proponemos los siguientes puntos para armar un proyecto.

1. Tener un líder de proyecto. Ya sea un éxito o fracaso, el mismo queda vinculado a dicho resultado, generando una necesidad de empujar, resolver y hacer que las cosas fluyan, introduciendo mayores posibilidades de un resultado positivo.
2. Definir en un Excel o en una herramienta de gestión, las tareas, los responsables y los tiempos de cada recurso. Esto permite entender y visualizar que hay labores o acciones que en el macro-esquema se estaban omitiendo o se encontraban mal definidas.
3. Definir reuniones de status. Volver a revisar las responsabilidades permite detectar que cosas estaban mal planificadas o definidas, posibilitando buscar una solución desde la cabeza del responsable y el líder del proyecto. No tener un seguimiento es dejar a criterio de una persona o sector la responsabilidad de algo que no les corresponde, lo cual imposibilita la realización de su tarea o detiene el proceso del proyecto.

El próximo proyecto, sea cual sea la dimensión e impacto del mismo, prueben implementar estos tres pasos:

• Asignar un líder
• Definir un plan
• Hacer seguimiento

Sin la necesidad de implementar toda una metodología de Proyectos, estos simples conceptos permiten tener un mayor control del mismo y asegurados resultados.

¡Suerte!