Mucho escuchamos hablar de Transformación Digital,
Metodologías Ágiles, Scrum, Design
Thinking. Las grandes organizaciones ya
están viviendo esto, y hasta lo tienen en muchos casos incorporados.
Hace 15 años aproximadamente conceptos como CRM, ERP,
Procesos tenían esta misma simplificación para las grandes empresas. Luego
incorporaron BI, Data Warehouse. Conceptos que ingresan a la gran corporación y
se instalan como tendencias, obviamente acompañando y empujando el cambio
social, la evolución de las nuevas generaciones.
Pero todos estos conceptos y herramientas tienen otros
tiempos en la Pyme, muchas veces por falta de recursos, y otras por
desconocimiento.
Nosotros como consultores, y socios de negocio del
empresario, del Gerente de la empresa Familiar, del Dueño de su negocio, estamos convencidos que
debemos presentar las nuevas tendencias en las organizaciones más pequeñas para
que puedan crecer y evolucionar.
Es por eso que, sumándonos nuevamente a las tendencias del
mercado y a aquellos conceptos que consideramos que redundan en beneficios para
las empresas en general comenzamos a interiorizarnos e incorporar el concepto
de las Metodologías Ágiles. Para ello hemos hablado con Ingrid Astiz, experta
en el tema y queremos compartir los conocimientos
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¿Qué significa implementar “Metodologías Ágiles”?
Tiene que ver con cambiar ciertas formas de pensar,
relacionarse, conversar y accionar. Son cambios que se pueden ir haciendo de
forma gradual: experimentando, reflexionando sobre los resultados obtenidos y
ajustando sobre la marcha.
Uno de los cambios propuestos es hacer entregas tempranas y
frecuentes. Es decir, si hay un proyecto que para completarse requiere un
trabajo de tres años, se busca que se resuelvan los temas más urgentes en los
primeros meses. Se hacen ciclos de trabajo lo más cortos posibles, máximo un
mes, donde se va mostrando el avance al cliente, se le pide feedback y con esa
información se mejora la solución, se ajustan las formas de trabajar.
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¿Es una herramienta o es una forma de pensar
la organización?
Es un conjunto de herramientas y también es una forma de
pensar la organización, abarca varios métodos de trabajo y también una cultura
de valores. Las herramientas más difundidas son Retrospectivas, Scrum, Kanban. La
cultura propuesta tiene que ver con construir relaciones de confianza y
colaboración: que las personas puedan ser sinceras entre sí, que dediquen
tiempo para ayudar a los demás, que se trabaje más en equipos interdisciplinarios.
En la teoría todos se suman, pero en la práctica aparecen las resistencias
porque a veces implica realizar cambios en las dinámicas de relaciones humanas (por
ejemplo, resolver conflictos de larga data), otras veces se necesita reacomodar
la estructura organizacional (por ejemplo, si las funciones o los objetivos de
las áreas no están bien coordinados, será difícil que puedan colaborar entre
sí).
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¿Debemos invertir mucho dinero para implementar
esta nueva metodología?
En mi opinión, no. La clave es invertir
tiempo de calidad. Es decir, tenemos que poder concentrarnos con la mente
despejada, apartarnos de la vorágine cotidiana, aprender nuevos conceptos,
experimentar con nuevas herramientas, analizar qué de estas metodologías nos
aporta valor -y qué no-, investigar sobre implementaciones en otras empresas
para tomar ideas, reajustar y reacomodar constantemente.
Es opcional contratar a un “agile coach”, un
“scrum master” u horas de consultoría especializada: el beneficio es que
alguien experimentado acelera los tiempos de implementación y adaptación a las
necesidades de la empresa, pero si no se cuenta con el dinero para hacerlo, uno
puede suplirlo con dedicación de tiempo.
También para las capacitaciones, sí lo
desean pueden tomar cursos u organizar talleres InCompany, pero si no cuentan con
presupuesto pueden aprender las metodologías buscando información en Internet;
por ejemplo, en mi blog comparto mucho material: http://www.fuerzatres.com/mat.
Y sobre ¿cuánto tiempo invertir?… mínimo 4 horas
al mes de cada persona que se involucre en la implementación de la agilidad,
con eso ya la empresa podrá comenzar el nuevo camino y cosechar beneficios a
los pocos meses.
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¿Puede una organización pensar en proyectos
de Mejora de Procesos utilizando esta metodología? Por ejemplo conviven
Metodologías Ágiles y la norma ISO 9001-2015? Ya que parecen tan antagónicas…
Recomiendo ampliamente usar las técnicas
ágiles para la mejora de procesos, ya que estas estimulan la participación, la
creatividad y el compromiso con el cambio. Dentro de mi ámbito de empresas
conocidas, hay muchas de desarrollo de software que están certificadas en ISO
9001 y al mismo tiempo utilizan metodologías ágiles. Las dos formas de trabajar
cumplen funciones diferentes y se pueden complementar bien. Lo que es
antagónico a la agilidad es una mala implementación de ISO, donde se hacen las cosas
para cumplir con la norma pero que no aportan valor a la empresa, o se imponen
cambios sin escuchar a los colaboradores. Por el contrario, una buena implementación
de la norma, ayuda a mejorar los procesos, a motivar a los colaboradores y a
facilitar el crecimiento de la empresa… que es el mismo objetivo de la
agilidad.
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¿Cuáles serían los primeros pasos para incorporar
esta metodología?
En general sugiero comenzar con
“retrospectivas”. Son un tipo de reunión que sirve para que todos puedan
expresar qué les parece que está funcionando bien, qué no, y juntos se puedan
crear ideas y accionables para mejorar. Pueden probar organizar estas reuniones
(acá hay información:
http://www.fuerzatres.com/retro)
y ver cómo les resulta. O también puede investigar sobre Scrum y ver qué
prácticas de esta metodología les puede servir para ordenarse y poder hacer
entregas frecuentes (
http://www.fuerzatres.com/scrum).
